精誠中國杭州新址啓用，共同見證新征程
2023-11-08
News and information
01
遠程辦公成為(wèi)新常态
曾經高(gāo)樓林立的城市CBD或許在不久的将來(lái)就會(huì)成為(wèi)空(kōng)城，随着疫情常态化，人(rén)們對遠程辦公的認知發生(shēng)了改變，更多(duō)将其看作(zuò)一種常态，而非特殊時(shí)期的臨時(shí)措施。
在美國、日本、歐洲等地區(qū)，傳統的商務辦公區(qū)出現寫字樓空(kōng)置的現象。數(shù)據顯示，美國全國前十大(dà)商務辦公區(qū)正常打卡出勤的人(rén)數(shù)自疫情發生(shēng)以來(lái)已經下降了26.4%，其中包括在紐約、紐瓦克、澤西等在內(nèi)的紐約大(dà)都會(huì)區(qū)出勤率低(dī)僅有(yǒu)14.3%。遠程辦公在疫情期間(jiān)已經逐漸成為(wèi)了普遍的現象。
02
什麽是遠程辦公呢
遠程辦公，分“遠程”和(hé)“辦公”兩部分，是指通(tōng)過現代互聯網技(jì)術(shù)，實現非本地辦公：（在家(jiā)辦公、異地辦公、移動辦公）等辦公模式。
協作(zuò)和(hé)溝通(tōng)對于同地團隊和(hé)遠程團隊來(lái)說都是一個(gè)問題，唯一的區(qū)别是：在遠程團隊中，物理(lǐ)距離會(huì)加劇(jù)這個(gè)問題。
幸運的是，每個(gè)問題都有(yǒu)解決方法。有(yǒu)很(hěn)多(duō)工具和(hé)技(jì)術(shù)可(kě)以幫助遠程團隊協同工作(zuò)，在深入研究之前，讓我們先理(lǐ)一下遠程團隊協作(zuò)的基本組成部分：
遠程工作(zuò)協作(zuò)的3大(dà)組成部分
人(rén)、工具、方法是構建團隊的基石，三者之間(jiān)的工作(zuò)對于良好的合作(zuò)至關重要。
02
遠程辦公的好處
員工喜歡遠程工作(zuò)。他們真的很(hěn)喜歡。居家(jiā)辦公不隻适合你(nǐ)的團隊，你(nǐ)的企業也将受益。
遠程員工具有(yǒu)如下特點：
1.更高(gāo)效。斯坦福大(dà)學的一項研究發現，遠程團隊成員可(kě)以滿班次工作(zuò)，甚至有(yǒu)所延長。辦公室員工經常遲到或早退。該研究中的遠程工作(zuò)者的休息時(shí)間(jiān)也更短(duǎn)，病假和(hé)休假更少(shǎo)。
2.更低(dī)成本。在很(hěn)少(shǎo)甚至沒有(yǒu)辦公室員工的情況下，你(nǐ)的企業可(kě)以降低(dī)運營成本。例如，醫(yī)療保健品牌 Aetna 允許大(dà)約一半的員工在家(jiā)工作(zuò)。這個(gè)靈活的方案為(wèi)他們節省了大(dà)約每年 7,800 萬美元的辦公費用。
3.更快樂。通(tōng)勤和(hé)辦公室環境可(kě)能讓人(rén)感覺有(yǒu)壓力。當員工每天都能跳(tiào)過駕車(chē)和(hé)刻闆的辦公室照明(míng)時(shí)，他們會(huì)感到很(hěn)高(gāo)興。FlexJobs 發現，77% 的受訪者可(kě)以通(tōng)過彈性工作(zuò)改善健康狀況。86% 的受訪者感覺壓力減輕。快樂、健康的員工将會(huì)在你(nǐ)的企業中工作(zuò)得(de)更久，而且更努力。
4.更環保。你(nǐ)的企業可(kě)能希望減少(shǎo)碳足迹。交通(tōng)運輸占溫室氣體(tǐ)排放的 29%。在家(jiā)工作(zuò)可(kě)以減少(shǎo)員工上(shàng)班路上(shàng)所消耗的燃油。這些(xiē)節省有(yǒu)助于保護環境。
5.更容易招募。當企業在全國範圍內(nèi)尋找求職者時(shí)，他們将在本地區(qū)之外擁有(yǒu)更大(dà)的人(rén)才庫可(kě)供選擇。
03
遠程辦公的缺點
遠程工作(zuò)有(yǒu)很(hěn)多(duō)好處。但(dàn)是，也有(yǒu)一些(xiē)原因，可(kě)能會(huì)讓你(nǐ)不希望員工在家(jiā)工作(zuò)。
缺點包括：
1.幹擾。員工在家(jiā)中可(kě)能沒有(yǒu)合适的工作(zuò)空(kōng)間(jiān)。他們的公寓可(kě)能較小(xiǎo)，或者鄰居比較吵鬧。街(jiē)上(shàng)可(kě)能正在施工或空(kōng)調在夏季效果不佳。或者，他們每天在當地咖啡店(diàn)工作(zuò)可(kě)能會(huì)花(huā)費太多(duō)。這些(xiē)都不是理(lǐ)想的遠程工作(zuò)條件。
2.性格不符。許多(duō)團隊（如銷售）會(huì)雇用精力充沛、性格外向的員工。這些(xiē)團隊成員在家(jiā)裏可(kě)能無法保持活力。但(dàn)是，視(shì)頻通(tōng)話(huà)和(hé)聊天渠道(dào)可(kě)以幫助提供他們需要的社交工作(zuò)文化。
3.安全問題。遠程工作(zuò)者家(jiā)中的互聯網安全性可(kě)能較弱。在某些(xiē)情況下，他們可(kě)能會(huì)在本地咖啡館通(tōng)過不安全的 Wi-Fi 網絡工作(zuò)。不過，有(yǒu)一些(xiē)方法可(kě)以降低(dī)這些(xiē)風險。可(kě)以為(wèi)接觸敏感數(shù)據的團隊成員提供 VPN 和(hé)安全的 Wi-Fi 熱點。同時(shí)，還(hái)要考慮采用額外的計(jì)算(suàn)機安全措施。
4.技(jì)術(shù)問題。當發生(shēng)技(jì)術(shù)故障時(shí)，你(nǐ)的遠程員工可(kě)能會(huì)遇到問題。在沒有(yǒu)現場(chǎng) IT 團隊的情況下，他們将需要在線上(shàng)或本地商店(diàn)中對硬件和(hé)軟件問題進行(xíng)故障排除。
5.缺乏監督。許多(duō)人(rén)在家(jiā)工作(zuò)時(shí)會(huì)保持活力，但(dàn)是有(yǒu)些(xiē)人(rén)則不會(huì)。經理(lǐ)無法到遠程員工的辦公桌前核實他們的工作(zuò)情況，而是不得(de)不通(tōng)過項目質量和(hé)狀态報告跟蹤團隊的進度。對于某些(xiē)經理(lǐ)來(lái)說，這可(kě)能令人(rén)沮喪。
04
成功的遠程辦公工具
利用合适的工具，你(nǐ)的遠程工作(zuò)人(rén)員不僅會(huì)在工作(zuò)上(shàng)表現出色，還(hái)會(huì)蓬勃發展。一些(xiē)工具将幫助員工輕松在家(jiā)工作(zuò)。
你(nǐ)的遠程員工将需要：
1.訪問公司文件。你(nǐ)需要将所有(yǒu)團隊文件存儲在共享位置。雲存儲提供商允許你(nǐ)的團隊從任意地點、使用所有(yǒu)設備訪問關鍵文件。雲存儲可(kě)确保遠程員工始終保持同步。
2.文件共享與協作(zuò)。團隊成員還(hái)需要能夠安全地共享文件。安全文件共享提供商允許團隊共享項目并實時(shí)協同處理(lǐ)。也就是說，它使遠程工作(zuò)者能夠在大(dà)型項目上(shàng)快速取得(de)進展。
3.團隊合作(zuò)工具。後，團隊成員需要一種全天保持聯系的方式。團隊合作(zuò)工具應該允許你(nǐ)的遠程員工在一個(gè)中心位置一起聊天、開(kāi)會(huì)、通(tōng)話(huà)和(hé)工作(zuò)。強大(dà)的遠程通(tōng)信工具将幫助你(nǐ)的團隊成員建立牢固有(yǒu)效的聯系。
個(gè)人(rén)和(hé)組織都可(kě)以免費獲取Micrisoft Teams，采用遠程辦公時(shí)，一些(xiē)關鍵的習慣會(huì)幫助你(nǐ)取得(de)成功。
設置工作(zuò)區(qū)
如果你(nǐ)沒有(yǒu)家(jiā)庭辦公室，請(qǐng)不要擔心。你(nǐ)仍可(kě)以在家(jiā)中高(gāo)效辦公。事實上(shàng)，Teams 設計(jì)成了一個(gè)可(kě)以随身攜帶的虛拟辦公室。雖然家(jiā)中可(kě)能沒有(yǒu)打印機、實體(tǐ)文件或桌面電(diàn)話(huà)，但(dàn)可(kě)以直接在 Teams 中拉取文檔，安全存儲文件以便适當的人(rén)員可(kě)以訪問它們，還(hái)可(kě)快速加入通(tōng)話(huà)和(hé)會(huì)議。在這一前提下，擁有(yǒu)一個(gè)專門(mén)的家(jiā)庭工作(zuò)區(qū)，讓你(nǐ)可(kě)以在其中提高(gāo)工作(zuò)效率，并發出你(nǐ)處于“請(qǐng)勿打擾”模式的信号，這一點非常重要。你(nǐ)吃(chī)早餐的角落、卧室裏安靜的一隅、棋牌室中閑置的遊戲桌，任何适合專注的區(qū)域都可(kě)以用作(zuò)工作(zuò)區(qū)。請(qǐng)不要擔心工作(zuò)區(qū)一整天下來(lái)會(huì)變得(de)有(yǒu)點淩亂，視(shì)頻會(huì)議時(shí)可(kě)以随時(shí)使用背景模糊，讓團隊成員隻專注于你(nǐ)。
溝通(tōng)、溝通(tōng)、溝通(tōng)
盡管許多(duō)人(rén)至少(shǎo)有(yǒu)部分時(shí)間(jiān)都在家(jiā)辦公，但(dàn)我們仍然依賴于以親自到辦公室為(wèi)基礎的節奏和(hé)核心工作(zuò)時(shí)間(jiān)。 在家(jiā)辦公時(shí)，你(nǐ)的日常節律可(kě)能會(huì)發生(shēng)變化。需要平衡工作(zuò)和(hé)照顧孩子的人(rén)尤其如此。請(qǐng)将你(nǐ)的工作(zuò)時(shí)間(jiān)明(míng)确告知團隊成員和(hé)協作(zuò)者，讓他們知道(dào)在什麽時(shí)候聯系你(nǐ)。你(nǐ)還(hái)可(kě)以在 Teams 中設置狀态消息以主動共享此信息。
此外，還(hái)要養成經常向團隊成員彙報工作(zuò)進度的習慣。全員遠程辦公的公司傾向于強調文檔，因為(wèi)這是在分開(kāi)工作(zuò)時(shí)保持聯系的關鍵方式。建議在 Teams 頻道(dào)中發布你(nǐ)發現的更新、見解和(hé)有(yǒu)用資源，讓團隊成員可(kě)以了解你(nǐ)在做(zuò)些(xiē)什麽，即使沒有(yǒu)機會(huì)在走廊對話(huà)。此後，他們可(kě)以在需要時(shí)在該頻道(dào)內(nèi)搜索想法或內(nèi)容。
維護健康邊界
沒有(yǒu)了往常工作(zuò)日的信号（例如去吃(chī)午餐或者通(tōng)勤），停下來(lái)休息可(kě)能是一個(gè)挑戰。遠程辦公的人(rén)有(yǒu)時(shí)會(huì)發現自己的工作(zuò)時(shí)間(jiān)延長了，沒有(yǒu)暫停工作(zuò)來(lái)鍛煉、社交或好好吃(chī)飯。這很(hěn)快就會(huì)導緻壓力和(hé)倦怠。請(qǐng)記住：健康。留出時(shí)間(jiān)吃(chī)飯，喝(hē)足量的水(shuǐ)，并提醒自己在一天結束時(shí)在精神上(shàng)從遠程辦公“打卡下班”。這些(xiē)行(xíng)為(wèi)不僅能讓你(nǐ)保持健康，從長遠來(lái)看，還(hái)有(yǒu)助于你(nǐ)提高(gāo)工作(zuò)效率。
進行(xíng)有(yǒu)效會(huì)議
在沒有(yǒu)實體(tǐ)會(huì)議室的情況下，你(nǐ)可(kě)能會(huì)覺得(de)将每個(gè)人(rén)聚集在一起是遠程辦公時(shí)大(dà)的挑戰。将會(huì)議移到 Teams 時(shí)，請(qǐng)确保所有(yǒu)會(huì)議都有(yǒu)虛拟“加入”選項，用于創建在線會(huì)議室。此外，如果參與者願意，建議全部打開(kāi)視(shì)頻。面對面的互動對于讓每個(gè)人(rén)融入其中很(hěn)有(yǒu)幫助。Teams 有(yǒu)多(duō)種可(kě)選的認證相機已經耳機和(hé)揚聲器(qì)等設備，以确保你(nǐ)和(hé)同事始終能夠清晰通(tōng)話(huà)。
改為(wèi)使用在線會(huì)議，我們可(kě)能會(huì)失去一些(xiē)視(shì)覺提示，無法了解同事在會(huì)議中是否有(yǒu)話(huà)要說。如果參與電(diàn)話(huà)會(huì)議的人(rén)數(shù)過多(duō)，參與者可(kě)能難以分享自己的觀點。會(huì)議組織者應經常暫停以邀請(qǐng)參與者提問，并提醒他們還(hái)可(kě)以使用會(huì)議聊天窗口來(lái)分享自己的想法。
為(wèi)了彌補面對面交流時(shí)間(jiān)的不足，一些(xiē)遠程辦公的人(rén)會(huì)安排額外的會(huì)議，以便與客戶、合作(zuò)夥伴和(hé)同事保持聯系。重複預定可(kě)能很(hěn)難避免。如果你(nǐ)的組織允許，請(qǐng)在 Teams 中錄制(zhì)會(huì)議，以便同事稍後跟進。如果你(nǐ)無法參與，請(qǐng)提醒組織者在你(nǐ)缺席時(shí)進行(xíng)錄制(zhì)。如果你(nǐ)嘗試記住參加會(huì)議時(shí)得(de)到的信息，自動生(shēng)成的腳本也非常有(yǒu)用。希望詳細了解 Teams 會(huì)議？這裏有(yǒu)更多(duō)秘訣供你(nǐ)學習。
保持連接
許多(duō)遠程辦公人(rén)員發現，關于辦公室，他們懷念的就是閑聊。在飲水(shuǐ)機或小(xiǎo)吃(chī)架旁聊天不僅使我們保持聯系，還(hái)經常能讓我們意料之外的重要信息或見解浮現出來(lái)。可(kě)以有(yǒu)意地接觸同事，和(hé)他們交流。将聊天消息視(shì)為(wèi)虛拟飲水(shuǐ)機，并給自己設置提醒，定期與他人(rén)聯系。表情符号、GIF 和(hé)貼紙是讓閑聊保持輕松愉快的有(yǒu)趣方式。
讓你(nǐ)的團隊集合在一起
遠程辦公會(huì)讓人(rén)感到孤立。作(zuò)為(wèi)領導者，制(zhì)造機會(huì)讓整個(gè)團隊能夠進行(xíng)虛拟集會(huì)非常重要。保持常規團隊會(huì)議節奏或團隊午餐會(huì)，隻是将其變為(wèi)在線形式。使用 Teams 中的“常規”頻道(dào)進行(xíng)每個(gè)人(rén)都可(kě)能感興趣的討(tǎo)論。若要進行(xíng)大(dà)型頭腦(nǎo)風暴，可(kě)以使用 Microsoft Whiteboard 應用，該應用可(kě)為(wèi)會(huì)議參與者提供無限數(shù)字畫(huà)布，讓其能夠直接在 Teams 中構思和(hé)協作(zuò)。此外，還(hái)建議團隊領導下載 Crisis Communication Power App。可(kě)以使用這個(gè)可(kě)自定義的應用，讓你(nǐ)自己和(hé)你(nǐ)的團隊了解在這次疫情中需要了解的一切。
愉快工作(zuò)！
由于改用遠程辦公帶來(lái)了衆多(duō)變化，培養和(hé)保持團隊士氣非常重要。你(nǐ)可(kě)以在 Teams 中進行(xíng)許多(duō)操作(zuò)，讓他人(rén)感到樂觀和(hé)投入。可(kě)以在團隊聊天中分享新聞和(hé)故事，或舉辦攝影(yǐng)比賽。我們在中國的一個(gè)教育界客戶舉辦了學生(shēng)烹饪挑戰賽，受到熱烈歡迎。
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